FAQ – najczęściej zadawane pytania

  1. Jak należy liczyć wartość kwotową w przypadku umów na czas nieokreślony lub ramowych?
    • Umowy na czas nieokreślony: wartość określona w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy, a jeżeli wartość umowy nie została określona w umowie, wartość tę stanowi łączna wysokość środków, które Uniwersytet Warszawski zamierza przeznaczyć na realizację umowy przez okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania.
    • Umowy ramowe: umowa ramowa nie jest udzieleniem zamówienia, nie powoduje zaciągnięcie zobowiązania. Zaciągnięcie zobowiązania następuje każdorazowo na podstawie zamówienia wykonawczego realizowanego w oparciu o umowę ramową. Zatem w przypadku umowy ramowej za wartość przyjmuje się wartość takiego zamówienia/umowy wykonawczej.
  2. Czy poszczególne zamówienia/zlecenia przekazywane sukcesywnie wykonawcom np. umów ogólnouniwersyteckich podlegają wpisowi do CRU?
    • Nie. Poszczególne zamówienie/zlecenie realizowane w ramach umowy sukcesywnej nie podlega odrębnemu wpisowi do CRU. Obowiązkowi rejestracji podlega natomiast sama umowa zawarta od 1 lipca 2026 r. na dostawę albo usługę, albo robotę budowlaną realizowana na podstawie zapotrzebowań (np. zamówień/zleceń) przekazywanych wykonawcy takiej umowy sukcesywnie, w okresie jej obowiązywania.
      Wysłanie zamówienia/zlecenia zgodnie ze sposobem i formą przewidzianą np. umową ogólnouniwersytecką wskazaną na stronie https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie , nie stanowi odrębnego zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 23 ustawy Prawo zamówień publicznych i nie wywołuje samoistnego obowiązku informacyjnego w CRU.
  3. Czy każda umowa zawierana przez UW musi trafić do CRU?

    4. Nie. Obowiązkowi wpisu podlegają umowy (zamówienia w rozumieniu art. 7 ust. 32 ustawy Prawo zamówień publicznych) zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu jest równa albo przekracza 0,01 PLN.

    Z rejestru wyłączone są m.in.:

    • umowy ustne (np. zakup bezpośredni w sklepie stacjonarnym, transakcja gotówkowa albo bezgotówkowa);
    • umowy z zakresu prawa pracy (umowy o pracę);
    • umowy dotacji;
    • nieodpłatne umowy darowizny albo umowy użyczenia;
    • refundacja kosztów zakupu np. materiałów szkoleniowych, realizowanej przez jedną jednostkę na rzecz drugiej jednostki;
    • umowy zawierane z pracownikami dotyczące korzystania z prywatnego pojazdu do celów służbowych;
  4. Kto na UW odpowiada za wprowadzenie umowy do CRU i w jakim terminie trzeba to zrobić?

    5. Za wprowadzenie i opublikowanie danych o umowie odpowiada jednostka organizacyjna UW, która wnioskowała o zawarcie umowy lub ją realizuje. Ustawa nakłada rygorystyczny termin: wpis musi zostać dokonany bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia jej zawarcia (podpisania przez obie strony), a także aktualizacji danych o umowie.

  5. Co z ochroną danych osobowych (RODO) przy wprowadzaniu umów z osobami fizycznymi?

    6. Rejestr jest jawny, ale wymaga przestrzegania przepisów RODO. Jeśli stroną umowy jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej udostępnieniu w CRU podlega wyłącznie imię i nazwisko tego wykonawcy.