FAQ – najczęściej zadawane pytania

  1. Czy każda umowa zawierana przez UW musi trafić do CRU?

Nie. Obowiązkowi wpisu podlegają umowy (zamówienia w rozumieniu art. 7 ust. 32 ustawy Prawo zamówień publicznych) zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu jest równa albo przekracza 0,01 PLN.

Z rejestru wyłączone są m.in.:

  • umowy ustne (np. zakup bezpośredni w sklepie stacjonarnym, transakcja gotówkowa albo bezgotówkowa);
  • umowy z zakresu prawa pracy (umowy o pracę);
  • umowy dotacji;
  • nieodpłatne umowy darowizny albo umowy użyczenia;
  • refundacja kosztów zakupu np. materiałów szkoleniowych, realizowanej przez jedną jednostkę na rzecz drugiej jednostki;
  • umowy zawierane z pracownikami dotyczące korzystania z prywatnego pojazdu do celów służbowych;

 

  1. Kto na UW odpowiada za wprowadzenie umowy do CRU i w jakim terminie trzeba to zrobić?

Za wprowadzenie i opublikowanie danych o umowie odpowiada jednostka organizacyjna UW, która wnioskowała o zawarcie umowy lub ją realizuje. Ustawa nakłada rygorystyczny termin: wpis musi zostać dokonany bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia jej zawarcia (podpisania przez obie strony), a także aktualizacji danych o umowie.

  1. Jak należy liczyć wartość kwotową w przypadku umów na czas nieokreślony lub ramowych?
  • Umowy na czas nieokreślony: wartość określona w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy, a jeżeli wartość umowy nie została określona w umowie, wartość tę stanowi łączna wysokość środków, które Uniwersytet Warszawski zamierza przeznaczyć na realizację umowy przez okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania.
  • Umowy ramowe: umowa ramowa nie jest udzieleniem zamówienia, nie powoduje zaciągnięcie zobowiązania. Zaciągnięcie zobowiązania następuje każdorazowo na podstawie zamówienia wykonawczego realizowanego w oparciu o umowę ramową. Zatem w przypadku umowy ramowej za wartość przyjmuje się wartość takiego zamówienia/umowy wykonawczej.
  1. Co z ochroną danych osobowych (RODO) przy wprowadzaniu umów z osobami fizycznymi?

Rejestr jest jawny, ale wymaga przestrzegania przepisów RODO. Jeśli stroną umowy jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej udostępnieniu w CRU podlega wyłącznie imię i nazwisko tego wykonawcy.